Procurement Setup – “Bygg en enkel inköpsfunktion”

1. Nulägesanalys och behovskartläggning

Vi analyserar hur inköp genomförs idag och identifierar förbättringsområden genom t.ex. genomgång av inköpsvolymer och kostnadsstrukturer, kartläggning av leverantörsbasen, intervjuer med nyckelpersoner samt analyserar nuvarande inköpsprocess vartefter vi kan identifiera risker, flaskhalsar och ineffektivitet.

Resultat för er:

• Tydlig bild av nuläget
• Identifierade förbättringsområden
• Förståelse för vilka delar som ger störst effekt att utveckla
• Prioriterade fokusområden

2. Inköpspolicy och styrmodell

Vi etablerar de grundläggande spelreglerna för företagets inköp genom att ta fram en inköpspolicy, definiera inköpsprinciper så som besluts- och attestnivåer, regler för leverantörsval och konkurrensutsättning och rekommendationer för avtalshantering.

Resultat för er:

• Tydliga riktlinjer för inköpsarbetet
• Ökad intern styrning
• Minskad risk för felaktiga inköp
• Enhetliga arbetssätt i organisationen

3. Inköpsprocesser och arbetsflöden

Vi tar fram enkla och effektiva processer som är anpassade till verksamheten: Beskrivning av inköpsprocesser från behov till betalning, processer för upphandling och leverantörsval, för avtalshantering, leverantörsuppföljning och definiering av godkännandeflöden.

Resultat för er:

• Effektivare arbetsflöden
• Kortare ledtider
• Tydligare ansvarsfördelning
• Minskad administration

4. Roller, ansvar och organisation

Vi definierar vem som ska göra vad i inköpsarbetet genom kartläggning av nuvarande ansvar, framtagande av rollbeskrivningar med rekommendationer kring inköpsansvar, RACI-matris samt förslag på framtida inköpsorganisation.

Resultat för er:

• Tydliga ansvarsförhållanden
• Färre oklarheter i beslutsfattandet
• Effektivare samarbete mellan funktioner
• Bättre kontroll över inköpsbeslut

5. Mallar och verktyg

Vi skapar de dokument och verktyg som behövs för att arbeta strukturerar med inköp, som t.ex. Mallar för offertförfrågan (RFQ), enklare upphandlingsmallar, Avtalsmallar eller avtalschecklista, leverantörsutvärderingsmall, leverantörsregister och spend- och uppföljningsmall.

Reslutat för er:

• Färdiga verktyg att börja använda direkt
• Kortare startsträcka för inköpsarbetet
• Ökad kvalitet och enhetlighet

6. Prioriterade förbättringar ochroadmap

Vi identifierar de mest värdeskapande aktiviteterna för kommande 12 månader i form av:

• Prioritering av förbättringsinitiativ
• Bedömning av besparingspotential
• Rekommenderad utvecklingsplan
• Identifiering av snabba vinster
• Plan för fortsatt mognadsutveckling

Resultat för er:

• Tydlig handlingsplan
• Fokus på aktiviteter med störst affärsnytta
• Struktur för fortsatt utveckling

Förväntat utfall

Efter genomförd Procurement Setup har ni:

• En fungerande grundläggande inköpsfunktion
• Tydliga regler, processer och ansvar
• Bättre kontroll över kostnader och leverantörer
• Minskad inköpsrelaterad risk
• Förbättrad avtalsstyrning
• Skalbara arbetssätt som stödjer fortsatt tillväxt
• Identifierade besparings- och effektiviseringsmöjligheter